Что такое электронный документооборот?

СЭД – система автоматизации внутренних процессов компании, позволяет работать с электронными карточками документов, файлами, задачами. Основные функциональные возможности системы: создание, маршрутизация, хранение, классификация, поиск документов, контроль и выполнение задач, отправка сообщений. Система электронного документооборота предоставляет сотрудникам компании возможность обмениваться необходимой информацией в рамках ролевой модели, работать с разными форматами (docx, xlsx, pptx, pdf, jpg и другие), накладывать ЭЦП для придания юридической значимости документам, а также формировать электронный архив.

Аlmexecm.com.ua — компания по разработке и продвижению программного обеспечения, предоставляет полный спектр услуг по внедрению AlmexECM во всем мире и продаже лицензий для использования системы.

Системы электронного документооборота: области применения

СЭД используется в IT-инфраструктуре крупных и средних компаний любой сферы деятельности. Внедрение системы позволяет закрывать большой спектр внутренних задач компании. Электронная система документооборота на предприятии – это:

  • управление потоками документации;
  • отслеживание выполнения поставленных задач в рамках процессов;
  • обеспечения информационной безопасности;
  • интеграция с учетными системами для обогащения данными;
  • осмотр, учет и фиксация бизнес-процессов;
  • определение показателей эффективности сотрудников, подразделений, компании в целом;
  • формирование системы проектирования, выполнения и мониторинга внутренних бизнес-процессов.

Электронный документооборот (СЭД): преимущества для сотрудников и руководителей

Система электронного документооборота позволяет значительно упорядочить работу над внутренними процессами компании. Создан в системе электронный документ имеет четко определенный workflow и позволяет сотрудникам понимать свою зону ответственности, дедлайны и другие регламенты обработки документов или выполнения заданий. Руководитель может эффективно отслеживать ход исполнения документа, поставленных задач и поручений. Большим плюсом наличия единой системы электронного документооборота (СЭД) является организация простой системы поиска документов и максимально развитый уровень отчетности.

Внедряя СЭД и автоматизируя бизнес-процессы, компания получает следующие преимущества:

  • освобождаются площади, занимаемые бумажной документации;
  • уменьшаются расходы на обслуживание офисной техники и печать;
  • снижаются расходы на доставку документации;
  • сокращаются различные виды расходов,например, трудозатраты персонала;
  • снижается риск потери документа;
  • ускоряется документооборот между подразделениями компании;
  • контролируется авторство и редактирование документа

Электронная система документооборота – передовое решение для компаний

Современные системы электронного документооборота содержат средства для групповой работы над электронными документами и внутренними процессами. Электронная система также оптимизирует календарное планирование и загрузка офисного персонала, позволяет безопасно работать с удаленными подразделениями компании и обеспечивать их управления в соответствии с инструкциями.  Электронная система документооборота нацелена на решение проблем, которые связаны с уменьшением расходов и экономией внутреннего ресурса предприятия. Современная электронная система документооборота является незаменимым инструментом для автоматизации работы в органах государственной власти.

Для внедрения электронного документооборота необходим IT-специалист, компетентный в сфере управления бизнес-процессами, что умеет работать с нотациями BPMN и имеет навыки администрирования корпоративных систем. При наличии такого сотрудника, система может быть бесплатно внедрена штатным персоналом заказчика без привлечения специалистов вендора. Лучший вариант для компании – электронный документооборот, что работает в одном ИТ-ландшафте с системами управления (например, кадровая система) и учета (например, ERP или HR).

More from my site